⭐ Tutorial da Versão Completa (Enterprise - V3)

Importante: Este tutorial é unificado e baseado na versão mais completa do Gestão OS. Dependendo da versão que você contratou (Classic V1, Pro V2 ou Enterprise V3), algumas funções avançadas — como o sincronismo com o Aplicativo Móvel do Técnico, Robô de WhatsApp 24/7, sincronização em Nuvem em tempo real e Fotos na OS — podem não estar disponíveis na sua versão atual.

A versão mais completa possui todas as ferramentas operacionais reunidas, sendo o plano mais viável e produtivo para que sua assistência técnica trabalhe sem gargalos e totalmente integrada.

Garantia & Fidelização

🔄 Como Criar uma OS de Retorno em Garantia

No Gestão OS, você nunca deve reabrir e alterar uma OS que já foi faturada e finalizada. Alterar a OS anterior bagunçaria os relatórios financeiros, caixa do dia e DRE daquela data passada. Para resolver isso de forma profissional, o sistema conta com a função nativa de Retorno em Garantia.

1

Acesse as Ordens Finalizadas

No menu superior ou na barra de atalhos, clique em OS Finalizadas (ou pelo menu Ordens de Serviço → Finalizadas) e localize o atendimento anterior do cliente.

2

Selecione a Ação de Reabertura / Garantia

Selecione a OS na grade e clique no botão de reabertura. No menu suspenso de motivo, escolha a opção "Retorno em Garantia (Gera nova OS de retorno vinculada)".

3

Geração Automática da Nova OS Vinculada

O sistema criará automaticamente uma nova Ordem de Serviço com numeração sequencial própria. Essa nova OS trará gravado todo o histórico inalterável do serviço original (peças trocadas, data de saída original e laudo), exibindo na impressão o aviso (Retorno da OS #XXXX).

💡
Vantagem Operacional: A OS original permanece intacta no seu financeiro do mês passado, enquanto a nova OS de retorno permite que você registre novas peças de reposição, mão de obra sem custo ou novos testes com total transparência para o cliente.
Controle de Estoque

📦 Como Funciona o Botão "Separar Peça"

Muitas vezes, quando o cliente aprova o orçamento, a assistência técnica precisa reservar aquela tela ou conector na gaveta da bancada para garantir que nenhum outro vendedor ou técnico use a mesma peça antes do aparelho ser consertado. Para isso existe o recurso Separar Peça.

1

Lançamento das Peças na OS

Dentro da janela da Ordem de Serviço (aba Peças / Produtos), adicione as peças necessárias para o reparo.

2

Ativação do Botão "Separar Peças"

Ao clicar no botão "Separar Peças", o sistema valida instantaneamente o saldo de cada item no almoxarifado. Se houver estoque disponível, a peça recebe a marcação Separada e a quantidade é deduzida imediatamente do estoque geral para reserva.

3

Proteção contra Venda Indevida

A partir do momento em que a peça está separada, o balcão não consegue vendê-la por engano. E caso o cliente venha a desistir e a OS seja cancelada, o sistema devolve a peça separada ao estoque automaticamente se o status estiver com retorno ativo!

Serviços Externos & Mobile

📱 Como Funciona o Agendamento de OS e Visita Técnica no Celular

Para assistências que realizam atendimentos externos (como manutenção de ar condicionado, CFTV, computadores em empresas, eletrodomésticos ou visitas a domicílio), o Gestão OS possui um fluxo automatizado entre a agenda e o aplicativo de celular do técnico.

1

Defina o Tipo de OS como "Visita Técnica"

Ao abrir a OS, selecione no campo Tipo de Atendimento / Tipo de OS a opção "Visita Técnica".

2

Preencha a Data, Horário e Técnico Responsável

Informe a data agendada, o horário previsto e o valor da Taxa de Deslocamento / Visita. Em seguida, selecione o técnico responsável cadastrado no sistema.

3

A OS Aparece no Aplicativo do Celular

Instantaneamente, através do sincronismo em nuvem, essa OS entra na lista de atendimentos do celular do técnico selecionado (APK Gestão OS). O técnico recebe o endereço com link direto para o Google Maps / Waze, telefone do cliente com atalho de WhatsApp e lista de serviços a executar em campo.

Garantia & Fiscal

🛡️ Garantia da Loja vs Garantia de Fábrica e Dados da NF

O Gestão OS atende tanto assistências que realizam consertos particulares com garantia própria, quanto postos autorizados de marcas que prestam garantia do fabricante.

A

Garantia da Loja / Assistência (Padrão)

Utilizada para consertos realizados pelo seu estabelecimento. Você define o prazo (ex: 90 dias) e o sistema gera o Termo de Garantia de Saída legal em conformidade com o Código de Defesa do Consumidor, cobrindo exclusivamente as peças trocadas e o serviço prestado.

B

Garantia de Fábrica (Autorizadas / Pós-Venda)

Quando ativado o modo Garantia de Fábrica na OS, são liberados os campos de Número da Nota Fiscal de Compra, Data de Emissão da NF e Revenda Emissora. O sistema calcula automaticamente se o produto ainda está dentro do período de 1 ano do fabricante e emite um alerta se a garantia estiver vigente ou expirada!

📋
Todos os dados da Nota Fiscal e o comprovante de garantia do fabricante saem impressos diretamente na ficha técnica da OS e ficam salvos para prestação de contas com a montadora/fabricante.
Agilidade no Balcão

🏷️ Cadastro Inteligente de Modelos Vinculados à Marca

Para evitar erros de digitação (como um atendente escrever "A20", outro "Galaxy A20" e outro "SM-A205"), o sistema possui uma Central de Marcas e Modelos interligada.

1

Acesso à Central de Modelos

No menu superior, vá em Cadastros → Modelos de Aparelhos (ou utilize o botão de atalho direto dentro do campo de modelo na OS).

2

Vinculação Estrita por Marca

Ao cadastrar um modelo (ex: "iPhone 13"), você seleciona a marca "Apple". Quando você cadastrar "Galaxy S23", seleciona "Samsung". O sistema não permite cadastrar modelos duplicados na mesma marca.

3

Auto-completar Inteligente na OS

Ao abrir a OS, quando você digita ou seleciona a Marca (ex: "Motorola"), o campo de Modelo filtra automaticamente apenas os modelos pertencentes àquela marca, agilizando o atendimento em menos de 3 segundos!

Histórico do Cliente

📱 Como Funciona os Botões "Novo Aparelho" e "Aparelhos Anteriores"

Muitos clientes voltam à assistência técnica para trazer outro equipamento diferente, ou trazem um mesmo equipamento que já foi atendido anteriormente. O Gestão OS resolve isso de forma elegante através de dois botões:

1

Botão "Aparelhos Anteriores" (Histórico Rápido)

Ao selecionar um cliente já cadastrado na OS, se ele já abriu ordens de serviço anteriores, o sistema exibe o botão "Aparelhos Anteriores" com um contador (ex: 2 aparelhos). Ao clicar, abre uma janela exibindo os equipamentos que aquele cliente já trouxe (Marca, Modelo, Número de Série e Defeito anterior). Basta dar um clique para preencher a nova OS automaticamente sem redigitar nada!

2

Botão "Novo Aparelho" (Múltiplos Aparelhos no mesmo Atendimento)

Se um mesmo cliente chegar no balcão trazendo 3 aparelhos de uma só vez (ex: uma TV, um Notebook e um Celular), você usa a função "Novo Aparelho". O sistema preserva os dados do cliente e abre um novo registro em lote, permitindo emitir todas as ordens de serviço na mesma sessão com impressão em lote das vias.

Infraestrutura & Redes

🌐 Como Funciona: Computadores em Rede Local, Modo Nuvem e Terminais

O Gestão OS possui arquitetura híbrida de alto desempenho, podendo rodar em um único computador, em vários computadores na rede do balcão ou com sincronização remota via Nuvem.

1

Computador Servidor (PC Principal)

Na sua loja, um dos computadores atua como Servidor Principal. O sistema detecta o IP local da máquina automaticamente (ex: 192.168.1.100) e inicia o serviço de banco de dados e sincronismo da rede.

2

Terminais de Atendimento (Bancada, Balcão, Caixa)

Nos demais computadores da empresa, você abre as configurações de Rede Local e seleciona a opção "Terminal (Cliente)". O sistema descobre o Servidor na rede ou você aponta o IP dele. Tudo o que é salvo no balcão reflete em milissegundos na bancada!

3

Modo Nuvem (Acesso Remoto & Celular)

Com o Modo Nuvem ativo (Versões Pro e Plus), o sistema sincroniza a base com o servidor em nuvem seguro. Você tem a flexibilidade de "Carregar Informações da Nuvem" (baixar backup atualizado) ou "Gravar Informações na Nuvem" (subir os dados locais para a nuvem), mantendo o aplicativo móvel dos técnicos sempre sincronizado com o escritório.

⚠️
Prevenção de Conflitos: O Gestão OS possui trava inteligente que avisa se houver dois computadores tentando ser servidor ao mesmo tempo na mesma rede, impedindo divergência de cadastros.
Laudo & Vistoria

📸 A Central de Fotos da OS: Vistoria e Proteção Legal

Uma das maiores causas de prejuízo em assistências é a alegação de clientes dizendo que o aparelho não tinha riscos na tampa ou que a carcaça já estava quebrada antes. A Central de Fotos na OS resolve isso com laudo fotográfico.

1

6 Slots Fotográficos por Ordem de Serviço

Ao abrir a OS, clique na aba "Fotos / Vistoria". Você dispõe de 6 slots de fotos dedicados para registrar: frente, traseira, tela ligada, número de série/etiqueta e defeitos específicos.

2

Compressão Inteligente Ultrarrápida

O sistema possui um motor de compressão leve integrado: fotos de 5MB capturadas por câmeras de alta resolução são otimizadas automaticamente para cerca de ~180KB com 100% de nitidez legível, não deixando o sistema pesado.

3

Descrição e Visualização Ampliada

Cada foto permite incluir uma legenda descritiva de laudo. Você pode dar zoom com um clique ou abrir a pasta física de arquivos direto no Windows Explorer pelo botão "Abrir Pasta de Fotos".

Automação de Estoque

⚡ Como Funciona a Baixa e Retorno de Estoque Através do Status da OS

O controle de estoque do Gestão OS é totalmente automatizado através da transição dos Status da OS. Você pode configurar exatamente quando as peças devem sair do estoque e quando devem voltar.

1

Opção "Dar baixa nas peças no estoque" (deductStock)

No cadastro de Status (menu Configurações → Status de OS), ao marcar essa opção em um status como "Pronto / Liberado" ou "Finalizado / Entregue", assim que a OS for salva com esse status, o sistema dará baixa definitiva nas peças do estoque, evitando baixas duplicadas.

2

Opção "Retornar / Devolver peças ao estoque" (returnStock)

Em status como "Cancelada", "Orçamento Reprovado" ou "Sem Conserto", você ativa o gatilho de retorno. Se as peças dessa OS já estavam separadas ou reservadas, o sistema devolve a quantidade ao estoque físico automaticamente no momento do cancelamento!

✅
Inteligência contra Erros: Se uma peça nunca havia sido separada ou baixada, o sistema não altera o saldo ao cancelar. Ele devolve estritamente o que havia sido retirado para aquela OS.
Suprimentos & Financeiro

🛒 Módulo de Compras & Ordem de Compra (OC)

O Módulo de Compras é a ferramenta ideal para nunca deixar faltar peças de alto giro na assistência e manter a gestão de fornecedores profissional.

1

Gerador Automático de Sugestão de Reposição

O sistema analisa os itens cujo estoque atual está abaixo do Estoque Mínimo cadastrado. Ele sugere a lista exata do que precisa ser comprado e agrupa as peças pelo fornecedor padrão.

2

Emissão e Envio da Ordem de Compra por WhatsApp / PDF

Com um clique, você emite a Ordem de Compra (OC-0001) com o valor negociado e frete. O sistema formata um pedido profissional em PDF ou gera uma mensagem pronta para você enviar diretamente no WhatsApp do representante do fornecedor.

3

Recebimento e Integração com Contas a Pagar

Quando a encomenda chega na loja, você acessa a aba "Recebimento de Mercadorias" e confirma o recebimento. Automaticamente: 1) O estoque das peças compradas é alimentado; 2) Uma Conta a Pagar é gerada no módulo financeiro com a data de vencimento e parcelas combinadas com o fornecedor!

Pronto para transformar a gestão da sua assistência?

Experimente a versão completa Enterprise sem compromisso por 10 dias.

📥 Baixar Demonstração Enterprise (.exe) 💰 Ver Planos Oficiais